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人与人之间，因为时空的距离，原有的关系往往会逐渐退化、冷却。为免“久别情疏”，书信便走入日常生活，负起联络感情、表达情意的重大责任。

一封成功的信，大致可以分为开头、正文、结尾、信封。开头部分主要是发信人和收信人之间的寒暄、问候，称谓的作用是在于确定发信人跟收信人的关系。书信的正文是整封信的目的所在，所以一定要言辞达意、才能够把书信的目的表达清楚。

写信时要用清晰的文字、中肯的叙述，和诚挚的辞意。清晰洁净的纸面是每个收信人乐于见到的，在寄信人来说则是一种礼貌。书的信是给对方看的，所以字体必须清晰、整齐。

态度、辞意上必须中肯、真挚。尤其在对别人有所要求的时候，更需要有温和、委婉的语气，才容易使人接受你的请求。

正文之后就是结尾，结语最好要有祝福语、寄信人的署名、日期、署名下的敬语。信封是让送信人知悉收信人姓名、地址，以便顺利将信送到收信人手上。因此信封上对收信人的称呼必须以送信人的立场为准，而不是寄信人对收信人的称呼。虽然现在写信已经不用像古代那么讲究了，可是还是有一些基本的规则要特别注意，否则就会失礼了。

1.诚恳的态度

语气要温和，遣辞用字要清晰、明白，使收信人在读信时不会有压力。

2.应有的礼貌不能忘记

对收信人的称呼、敬辞都不可以忘记，更不可以出错、逾距。

3.不要文言和白话相互掺杂。

现在大多数人都是用白话文写信了，若是在信中一会儿文言一会儿白话的话，对收信的人是十分不尊重的，要避免。

4.托人转信时

有时我们不是由邮局统一寄送我们的信，而是请人转交，这时，在信封上就一定要写个“敬烦”、“敬祈”等字样，对收信人或转信人都是一种尊重。

另外，便条是简便的书信，不必拘形式，也不用讲客套，一般书信中开头的称呼语、结尾的问候语等可以省略。只要写上正文就可以了。

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